Varian’s new office 1.0 is a reflection of its users | Varian

{ "pageType": "blog-article", "title": "Varian’s new office 1.0 is a reflection of its users", "articleDate": "December 11, 2022", "category": "Finland", "imageId": "https://varian.widen.net/content/g2tevbpzgj/webp" }
Varian’s new office 1.0 is a reflection of its users

Varian’s new office 1.0 is a reflection of its users

Varian’s new office 1.0 is a reflection of its users (linkki suomenkieliseen blogiin)

“You cannot successfully move an entire organisation to new premises without carefully tailoring the project to meet the users’ needs,” says Strategic Development Manager Noora Salin from Varian Finland. Salin is leading the office relocation project.

“If we don’t listen to what our people want, we will end up with a one-size-fits-all office that ultimately won’t fit anyone. We have a staff of 300, and we all have our own needs. This is why we have invested in surveying people’s needs and listening to their wishes from the very start,” she explains.

The project that Salin is managing is now nearing the finish line. At the end of 2022, Varian will move into its new premises at Alvar Aallon katu street in Helsinki where it will continue to work towards a world without the fear of cancer.

Representatives give voice to staff perspectives

The entire staff has been included in the planning process throughout the project. The project design draws from feedback provided by user representatives and surveys conducted every few months.

The team of user representatives was put together at the beginning of 2022 when the project kicked off. The aim was to give everyone a voice so that each Varian function had its own representative who acted as a liaison between the design team and the members of staff. In addition to enabling open communication and collecting feedback, the representatives have been involved in making decisions about the new facilities. This way, the solutions serve the needs of the employees of different functions in the best possible way.

Each Varian unit had its own representative who acted as a liaison between the design team and the members of staff. The team of user representatives was put together at the beginning of 2022 when the project kicked off. In the photo, user representative Hannu Laaksonen is fourth on left and Xueli Jin first on right.

Changing needs, flexible spaces

When the invite to join the user representative team was announced, Hannu Laaksonen did not hesitate to volunteer. He welcomed the opportunity to make a difference in what the new working environment would be and look like. This was important, since the location of the office is not the only thing changing: the old single- and two-person offices are being replaced by more open spaces, which changes the way the staff work and interact.

Laaksonen works as a research scientist in a function that develops machine learning and AI solutions to support and automate radiation therapy treatment planning.

“Because of the nature of our work, we need quiet places for independent work, but we also communicate with other teams and have remote meetings with colleagues from other countries on a daily basis. For this reason, it is critical that the new office will have a sufficient number of both meeting rooms and quiet nooks where we can retreat, so that the working conditions could be changed smoothly according to needs during the day,” he explains.

This is the vision Laaksonen wanted to take to the design team on behalf of all the research scientists in his function. Even though the new facilities will mean replacing individual offices, there are many positive changes to counterbalance that.

“I’m especially looking forward to the staff common social room. It will be the heart of the office, and I’m sure many great ideas will first see the light of day in there. I’m also excited about the new library space which is completely dedicated to quiet work,” says Laaksonen.

The user representatives have been involved in making decisions about the new facilities. For example, they took part on deciding the layout of the office space.

The Noona product development unit is looking forward to inspiring and creative cooperation

The Noona product team is waiting eagerly to move into the new office. Its staff, currently located in its separate premises in Punavuori, Helsinki, is now joining rest of the Varian team in the new office. This is what Noona representative Xueli Jin is looking forward to the most.

Xueli Jin is a software engineer, like most of Noona’s team. Even though the team had many questions about the practical side of moving offices, they are approaching the change with a distinctly positive attitude. For them, the new office will bring many improvements. These include easier access to IT support, network solutions that support the designing and testing of mobile applications, and meeting rooms that allow for creative teamwork.

“The Noona team has really emphasised that meeting rooms should be inviting, inspiring, and nourish creativity. We have been working from our home offices for two years now, so it will be great to work under the same roof finally,” says Jin.

By the end of this year, Varian staff will enjoy these views opening to Töölönlahti. Even as the moving day approaches and the staff representatives now have fewer responsibilities, the work is not over. Before moving in, the team will come together to brainstorm about any practices and office etiquette that need to be figured out.

Laughter coming from the social room is an indicator of success

The new office will only be ready once the staff has had a chance to settle in and make the space their own. This idea comes from product development, where a product is continually improved based on customer feedback. Office development is a never-ending process. Therefore, all feedback is welcomed and responded actively.

Noora Salin believes that when measuring success, numbers are not the whole story but observing and listening can reveal important complementary insights.

Project leader Noora Salin believes that a successful relocation of an entire organisation requires tailoring the new premises carefully to meet the staffs’ needs.

“Of course we want the best utilisation rate. However, that is not the most important indicator for us. We – including the management group – want to create a culture in which people can offer their ideas and they are turned into improvements around the office. Laughter and people enjoying each other’s company are the best indicators of success. If everyone is tight-lipped and the common room is empty, something needs to change!” Salin says emphatically.

“We have worked long and hard on the design, which is now becoming reality, and I can’t wait to see the new facilities together with the entire organisation,” she sums up.

 

Varianin uusi toimisto on versio 1.0., joka muotoutuu ja kehittyy käyttäjiensä mukana

Ilman huolellista räätälöintiä ei tällainen työyhteisön muuttoprojekti voi onnistua”, sanoo Varianin toimitilaprojektia vetävä Noora Salin, joka toimii strategisen kehittämisen päällikkönä Suomessa.

Jos emme kuuntele omaa väkeämme, niin toimistostamme tulee kuin yhden koon vaate, joka ei lopulta sovi oikein kenellekään. Meitä on 300 ihmistä ja jokaisella meillä on omat tarpeemme. Siksi olemme panostaneet tarpeiden kartoittamiseen ja toiveiden kuuntelemiseen projektin alusta saakka”, hän jatkaa.

Nyt Salinin työ toimitilaprojektin kanssa alkaa olemaan loppusuoralla. Vuoden 2022 lopussa varianilaiset pääsevät asettumaan taloksi Alvar Aallon kadulle tekemään työtään kohti maailmaa ilman syövän pelkoa.

Käyttäjäedustajisto koko työyhteisön asialla

Työyhteisöä on kuunneltu herkällä korvalla koko projektin ajan. Suunnitteluratkaisuja ohjasivat työntekijöiden edustajisto sekä kyselyt, joita tehtiin henkilöstölle muutaman kuukauden välein koko projektin ajan.

Työntekijöistä koostuva käyttäjäedustajisto koottiin yhteen kun muuttoprojekti Alvar Aallon kadun tiloihin aloitettiin vuoden 2022 alussa. Kaikkien ääni haluttiin kuuluviin, joten jokaisella Varianin toiminnolla on ollut oma edustajansa, joka on toiminut linkkinä suunnittelutiimin ja työntekijöiden välillä. Mahdollisimman avoimen tiedonvälittämisen ja palautteen keräämisen lisäksi käyttäjäedustajisto on ollut mukana tekemässä tiloihin liittyviä päätöksiä. Näin valitut ratkaisut palvelevat parhaalla mahdollisella tavalla eri toimintojen työntekijöiden tarpeita.

Jokaisella Varianin toiminnolla on ollut oma edustajansa käyttäjäedustajistossa. Edustajiston tiimi on työskennellyt yhdessä vuoden 2022 alusta asti.Hannu Laaksonen kuvassa neljäntenä vasemmalta ja Xueli Jin ensimmäisenä oikealla.

Tila, joka joustaa työpäivän aikana muuttuviin tarpeisiin

Kun kysely halukkuudesta osallistua edustajiston toimintaan tuli, oli Hannu Laaksoselle itsestään selvää lähteä mukaan. Mahdollisuus vaikuttaa yhteisiin päätöksiin ja tulevaan päivittäiseen työympäristöön tuntui hänestä tärkeälle. Toimiston sijainti ei ole ainoa iso muutos, sillä entisistä yhden ja kahden hengen huoneista siirrytään nyt isompiin tilakokonaisuuksiin, mikä muuttaa arjen toimintaa.

Laaksonen toimii Research Scientistina yksikössä, jossa kehitetään koneoppimis- ja tekoälyratkaisuja sädehoitosuunnnittelun tueksi ja automatisoimiseksi.

Työmme ydintehtävät vaativat keskittymistä ja työrauhaa, mutta niiden lisäksi olemme lähes päivittäin yhteydessä muihin tiimeihin ja pidämme kokouksia eri maiden toimistojen kanssa. Siksi meille oli tärkeää, että uusissa tiloissa olisi riittävästi neuvotteluhuoneita sekä paikkoja vetäytymiselle, jolloin tiloja voisi vaihdella sujuvasti tarpeiden mukaan”, hän avaa.

Juuri sitä viestiä Laaksonen halusi Reseach Scientistien puolesta suunnittelutiimille välittää. Vaikka uusien tilojen myötä luovutaan omista huoneista, tilalle saadaan paljon hyvää.

Erityisesti odotan toimiston yhteistä sosiaalista tilaa. Siitä tulee toimiston sydän, josta kehittyy varmasti vaikka mitä hienoa. Olen innoissani myös uusien toimitilojen kirjastoalueesta, joka on kokonaan hiljaiselle työlle pyhitetty tila”, Laaksonen sanoo.

Käyttäjäedustajisto osallistui moniin toimitilaa koskeviin suuriin päätöksiin. Edustajiston jäsenet olivat mukana määrittelemässä muun muassa eri toimintojen sijoittelua tilassa.

Noonan tuotekehitysyksikössä odotetaan yhteistyötä ja kohtaamisia

Noonan yksikössä muuttoa odotetaan jo innokkaasti. Pursimiehenkadulla Helsingin Punavuoressa sijaitsevan toimiston henkilöstö pääsee nyt ensi kertaa yhteisiin tiloihin muiden varianilaisten kanssa. Sitä myös Noonan edustajana toimiva Xueli Jin odottaa eniten.

Xueli Jin on ohjelmistokehittäjä, kuten pääosa Noonan tiimistä. Vaikka tulevat tilat ovat herättäneet tiimissä paljon käytännön kysymyksiä, on lähestyvä muutto kuitenkin selvästi positiivinen asia myös Noonalaisille. Heille muutto tuo mukanaan helpotusta käytännön arkeen, esimerkiksi helpommin saavutettavan IT-tuen, mobiilisovellusten suunnittelua ja testaamista tukevat verkkoratkaisut sekä neuvotteluhuoneet, joissa voidaan tehdä luovaa työtä yhdessä.

Noonalaisille on ollut tärkeää, että varsinkin neuvotteluhuoneet ovat kutsuvia, tukevat luovuutta ja inspiroivat. Olemme olleet kotitoimistoilla jo pari vuotta, joten on todella hienoa päästä vihdoin tekemään yhteistyötä saman katon alle ”, Jin kertoo.

Muutto Töölönlahden maisemiin koittaa tämän vuoden lopussa. Muuton lähestyessä edustajiston tehtäviä on vähemmän, mutta ei työ kuitenkaan ole ohi. Ennen muuttoa tiimi kokoontuu yhteen miettimään, mitä yhteisesti sovittuja käytänteitä uusissa tiloissa tarvitaan.

Yhteistilasta kuuluva nauru on onnistuneen toimitilamuutoksen mittari

Uudet tilat ovat valmiit vasta kun Varianin työyhteisö pääsee asettumaan niihin ja muokkaamaan niitä yhdessä omakseen. Ajatus on tuttu tuotekehitystyöstä, jossa tuotetta kehitetään ja parannetaan jatkuvasti saadun asiakaspalautteen mukaan. Toimistotilan kehitys onkin jatkuvasti käynnissä oleva prosessi. Palautetta halutaan kuunnella ja myös vastata siihen.

Noora Salin ei halua tuijottaa vain numeroita onnistumisen mittarina, vaan parhaan tilannekuvan saa kuuntelemalla.

Uusien toimitilojen projektia luotsannut Noora Salin uskoo vakaasti, että kuuntelemalla työntekijöitä tiloista saadaan yhteisöä ja työntekemistä parhaiten tukevat.

Haluamme tietenkin löytää sopivan käyttöasteen. Se ei ole kuitenkaan meille se tärkein mittari, vaan johtoryhmäämme myöten me kaikki haluamme ennemminkin luoda kulttuuria, jossa palautetta annetaan ja sen pohjalta kehitetään. Nauru ja yhdessä viihtyminen on paras indikaattori onnistumisellemme. Jos sitä ei kuulu eikä yhteistilassa näy ketään kahvilla ja juttelemassa, jotain pitää tehdä toisin!”, Salin sanoo.

Yhdessä pitkään tehty suunnittelutyö konkretisoituu nyt vauhdilla enkä malttaisi enää odottaa, että pääsemme koko organisaation kanssa näkemään uudet tilat valmiina”, hän summaa.