海南博鳌恒大国际医院| ARIA肿瘤信息管理系统经验分享 | Varian

海南博鳌恒大国际医院| ARIA肿瘤信息管理系统经验分享

海南博鳌恒大国际医院| ARIA肿瘤信息管理系统经验分享

海南博鳌恒大国际医院放射肿瘤科在美国布莱根和妇女医院放疗团队以及瓦里安医疗的共同协助下,建立了依托ARIA肿瘤信息管理系统的现代化、标准化、信息化的放射肿瘤科。放射肿瘤科在将标准化流程投入临床应用前,依据中国放疗现状进行了百余次的流程演练,不断完善改进流程中存在的问题,从而打造了更适用于中国放疗的信息化工作流程,我们现将科室ARIA应用、配置的相关经验,在此与大家分享。

ARIA肿瘤信息管理系统的作用

ARIA肿瘤信息管理系统是支持肿瘤内科学,外科学以及放射治疗学的信息管理软件,它通过整合、重建科室网络资源,将放射治疗所涉及的各种设备、网络及软件系统统一管理,把放射治疗全部业务及数据囊括其中,实现完整肿瘤病历数据的结构和电子化储存与管理、放疗流程优化与质控管理、综合分析,提高医护人员工作效率和工作质量,为临床、管理和科研提供全面的数据和分析支持。

定制化的放疗流程及岗位职责

每个医院放疗科都有自己常规的放射治疗流程,每个治疗阶段都会有不同的角色参与,为实现放射治疗过程中全流程的信息化无纸化办公,ARIA肿瘤信息系统的流程定制化非常重要,它将会涵盖放射治疗的全部流程,被科室内部的所有角色所使用。

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常规的放射治疗的流程

我院ARIA肿瘤信息系统,是基于完整的美国标准工作流程并结合科室实际情况进行专属制定化配置的。整个工作流程包含了患者信息登记、医护人员问诊、CT模拟定位、靶区勾画、计划设计、计划评估、物理师QA、治疗技师QCT、Chart Round、首次治疗、OTV(on treatment vist)、Weekly Check、Final Check、Follow up等流程节点,在AIRA中这些节点是通过Tasks和Appointment进行分配管理的。为保证任务的准确性,避免出现任务脱节,科室根据工作流程的任务细则制订了各个岗位的工作职责。

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放疗流程中各个岗位的工作职责流程图

我科室针对放疗流程定义了各个角色的岗位职责和工作内容如下所示。

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放疗流程中各个角色的岗位职责和工作内容

提升效率的全流程管理

明确定位各个岗位的工作职责后根据科室实际情况制定相应的Workflow,并且在对应的workflow中添加相应的Carepath进行全流程管理,以实现全程的信息化管理。我科室针对患者信息及问诊和定位预约的相关内容是通过在Encounter中增加相应的Tasks和Appointment和Documents模板来实现的。定位技师在收到定位任务完成定位前检查后,与患者预约定位时间,并在完成定位的同时添加Carepath管理治疗路径。Carepath根据不同岗位的职责定制出Visio Carepath。

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科室现行的workflow

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科室针对不同角色指定的Visio Carepath

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针对不同的节点和工作流程制定相应的指导规程,做到事事皆有据可依

在ARIA信息管理系统的实际应用中,应该根据科室的实际情况合理应用Carepath ,最大程度地细化工作内容,工作分的越细流程开展就会越顺利,同时开发Encounter的应用,并结合Documents制定相应的模板,以方便临床应用时调用,从而实现完全的无纸化办公。

我科室实施完全无纸化管理以来,经过不断探索,相比于传统放射治疗管理模式,ARIA信息系统的临床应用不仅提高了工作效率,而且杜绝了以往工作中存在的流程问题,例如:没有流程管理时一个忙碌的放射肿瘤科往往会出现CT定位完成后,忘记导入图像;医师忘记勾画靶区;有时忘记批准治疗计划,或者QA没有完成时进行治疗的批准的跨节点任务等。这些问题出现主要是因为工作中各个环节脱节,没有有效的限制和提醒机制。使用Carepath流程管理可以把任务分配到具体个人,并且可以设定完成节点,超过节点后会自动启动上报机制,实现二次检测,以避免任务遗漏,出现流程中断的现象。节点任务未完成时无法进入下一任务,杜绝出现跨节点完成任务的治疗安全风险。

同时在ARIA信息系统中的排程界面可以有效地管理科室工作,分配科室工作任务,标记各个岗位工作时间,实时监控科室各个岗位以及设备的工作状态,进而合理地安排工作任务,整体提高科室的工作效率。

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ARIA信息系统任务排程

注重流程,更关爱患者

在Carepath的临床应用过程中会也会遇到一些问题与挑战,例如:
1. 如何正确理解Carepath临床应用的意义,目前国内很少有成熟的经验可以参考;
2. 需要根据科室的实际情况调整workflow,以达到合理化;
3. 放疗团队各个角色面临对新系统应用的挑战,适应一套新的管理系统需要各个岗位的耐心以及相关部门的支持。

我们Care的不仅仅是Path,我们更加Care的是Quality and Safety,以及患者的感受。 We care about what you care about。

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海南博鳌恒大国际医院简介

海南博鳌恒大国际医院是美国布莱根和妇女医院(Brigham and Women’s Hospital,以下简称BWH,是哈佛医学院的主要教学医院)在亚洲唯一的一家附属医院,按照国际标准建设的以肿瘤专科为主的国际医院。与国际顶尖的癌症中心Brigham and Women/Dana-Farber癌症中心(BWDFCC)强强联合,放射肿瘤科的组建完全基于美国标准。

美国BWH放射肿瘤科全程参与放射肿瘤中心的建设,包括直加机房设计、设备及工作站的配备、科室布局规划、科室人员招聘、数据采集、工作流程等,确保科室的软硬件均达到美国标准。科室与BWH放射肿瘤团队保持着每周的科室视频会议,及时交流沟通放射肿瘤技术进展,同时通过(使用Citrix远程访问)瓦里安智云服务对科室的质量安全以及放射治疗方案提供远程服务。

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嘉宾简介:刘晓超 博鳌恒大国际医院放射肿瘤科物理师,工程师
美国Fox Chase Cancer Center 医学物理师访问学者,主要负责肿瘤放射治疗新技术的开展及应用、放疗设备的QA&QC工作以及计划设计和网络管理。主要研究方向放射治疗的QA&QC以及放射治疗标准化流程管理。

*Eclipse放射治疗计划软件,国械注进20153700987
*ARIA放射治疗管理软件,国械注进20152200146