Informations à l'attention des clients Varian à l'égard du COVID-19

 

Cher-ère client(e),

Comme vous le savez, le COVID-19 affecte les activités quotidiennes dans le monde entier. Chez Varian, nous suivons de près la situation, et notre priorité est de vous aider à traiter vos patients atteints de cancer, tout en protégeant vos employés et les nôtres. Nous sommes à votre service, et nous souhaitons vous tenir informés de la façon dont nous continuons à mener nos opérations de service, formation, installations et ventes, de manière efficace et en toute sécurité. Dans la mesure où les directives applicables le permettent, Varian continuera à fournir des services complets à ses clients.

Varian applique les directives mondiales de l'OMS et des centres de contrôle et de prévention des maladies aux États-Unis, ainsi que les directives locales des villes et régions concernées. Dans le cas où tout employé de Varian serait exposé au virus COVID-19, nous avons mis en place un protocole de quarantaine sur 14 jours. En cas de circonstances imprévues liées aux exigences hospitalières locales, Varian cherchera à s'adapter du mieux possible. Afin de vous servir dans les meilleures conditions possibles, nous vous encourageons à transmettre au personnel chargé de l'assistance Varian toutes les exigences ou besoins spécifiques que vous pourriez avoir, de sorte que Varian puisse y faire face le mieux possible et vous accompagner dans cette situation en constante évolution.

Une équipe transversale mondiale se réunit régulièrement pour évaluer les avis émis par les agences et gouvernements locaux concernant les voyages, les chaînes d'approvisionnement, la santé et la sécurité environnementales. Nous vous informerons de tous changements si la situation venait à évoluer considérablement dans le cadre de nos opérations sur site.

En attendant, n'hésitez pas à contacter votre équipe d'assistance Varian.

Sincères salutations,

Dow R. Wilson

Dow R. Wilson
Président directeur général

 

L'engagement de Varian envers nos clients pendant la crise du COVID-19

La pandémie de COVID-19 et les situations qui en découlent évoluent constamment et rapidement. Varian étudie la façon de continuer à vous assister, vous et vos patients, tout en faisant en sorte que nos employés soient le plus en sécurité possible. En l'état actuel, les autorités de santé dispensent les employés de Varian (ainsi que de toutes les sociétés pharmaceutiques, biotechnologiques et fournisseurs de santé) de rester chez eux, pour que les soins de santé continuent à être délivrés. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les efforts que nous déployons continuellement.

Installations, formations sur les applications et réponses aux demandes de services

Pendant cette période incertaine, Varian va continuer à faire tous les efforts possibles pour répondre à vos besoins en termes d'installations, de formations et de demandes de services.

  • Les expéditions se poursuivent à partir de nos usines.
  • Les services d'urgence auront la priorité sur d'autres services de maintenance préventive.
  • En ce qui concerne les opérations sur le terrain, nous prendrons compte des restrictions imposées sur les déplacements, des mesures de sécurité, de la disponibilité de nos employés et partenaires tiers et des autres défis opérationnels pour gérer à vos côtés tous retards éventuels.
  • Varian travaillera autant que possible à distance pour minimiser les risques auxquels ses employés et clients pourraient être exposés.

Varian demande à l'ensemble de sa clientèle de prendre les mesures suivantes afin de soutenir ses opérations sur leurs sites. Les éléments suivants seront passés en revue avant chaque interaction :

  • Veuillez nous prévenir à l'avance des règlements locaux et en vigueur dans votre établissement ainsi que de vos attentes en ce qui concerne les visites sur votre site.
  • Veuillez fournir des EPI adaptés, y compris des masques, au personnel de maintenance de Varian. Dans le cas contraire, la maintenance pourrait être retardée.
  • Veuillez accueillir le personnel de Varian à l'entrée et le guider sur le site de sorte qu'il emprunte l'itinéraire le plus direct permettant d'éviter tout contact avec les patients.
  • Veuillez désinfecter soigneusement tout équipement ayant été utilisé pour traiter des patients atteints du COVID-19, avant que toute prestation de service ne soit effectuée.

Varian travaille assidûment pour minimiser les éventuels retards et vous tenir informés des éventuelles répercussions pouvant affecter votre service. Pour toutes questions, veuillez contacter votre agence régionale Varian.

Centres de formation Varian dans le monde entier

Les formations sont actuellement délivrées en utilisant une combinaison de cours en ligne et à distance, dispensés par des formateurs, et cela se poursuivra jusqu'en décembre 2020, date à laquelle la stratégie sera réévaluée (des précisions sont fournies ci-après).

Cours/formations en classe sur les produits software durant la crise du COVID-19

Afin de minimiser les déplacements pour décroître le risque d'exposition au COVID-19, les cours software des programmes de formation encadrés par un instructeur sont désormais délivrés à distance, à l'aide du système Zoom et d'une « sandbox virtuelle ».

  • Les utilisateurs reçoivent le contenu de la formation et peuvent s’exercer via des logiciels exactement comme ils le feraient lors d’un cours dans un des centres de formations.
  • Ces cours seront délivrés de cette façon jusqu’en décembre 2020, date à laquelle la situation sera réévaluée.
  • Pour les centres ayant des crédits de formations sur des logiciels dans le cadre de l'achat de leurs technologies, Varian encourage à participer à ces formations à distance en temps opportun, avant que les droits associés à ces prestations n’expirent.

Cours/formations en classe sur les produits hardware durant la crise du COVID-19

Les formations sur l’utilisation clinique des produits hardware (ex : techniques d’irradiation des traitements) nécessitent une expérience pratique des machines. L’équipe formations a trouvé des moyens pour accomplir ces cours à distance et procèdera de cette façon jusqu’à ce que les restrictions de voyages soient levées.

  • Les cours se feront de nouveau dans les centres de formations dès qu’ils seront autorisés à ouvrir et que les utilisateurs pourront voyager en toute sécurité.
  • Dès que les cours pourront être assurés en présentiel dans les centres de formations Varian, les participants seront tenus de porter un masque, étant donné que la distanciation sociale pourra être difficilement appliquée dans les espaces confinés de nos enceintes de traitement.
  • Dans les régions où les formations se déroulent dans des centres hospitaliers ou universitaires partenaires, Varian et ces partenaires travaillent en collaboration pour offrir des options de cours à distance. Pour l’avenir de ces cours en présentiel, nous suivrons les procédures de réouverture de nos partenaires.

Veuillez noter que même si ces cours en classe virtuelle se font à distance, ils suivent les mêmes règles de frais, et une seule personne par inscription peut y assister.

Si vous avez des questions sur nos programmes de formations, et que vous êtes à l'extérieur du continent nord-américain, merci de bien vouloir contacter votre bureau local. En Amérique du Nord, veuillez composer le 888-VARIAN5. Choisissez l'option 3, puis l'option 2 pour être mis en relation avec notre service Enseignement et formation.

Formations Applications sur site dans des centres clients

Durant cette période d’incertitudes, nous faisons tout notre possible pour satisfaire vos demandes de formations sur site.

  • Nous effectuerons ce travail à distance tant que cela sera possible pour minimiser les risques pour les employés ainsi que pour les utilisateurs.
  • Nous demandons que les clients effectuent les actions suivantes pour mettre en place le travail sur site. Les éléments suivants seront passés en revue avant chaque interaction :
    • Veuillez nous prévenir à l'avance des règlements locaux et en vigueur dans votre établissement ainsi que de vos attentes en ce qui concerne les visites sur votre site.
    • Le personnel Varian venant sur site portera les EPI requis ; les besoins et les arrangements seront discutés et finalisés durant la phase de programmation de leur venue sur site.
    • Veuillez accueillir le personnel de Varian à l'entrée et le guider sur le site de sorte qu'il emprunte l'itinéraire le plus direct permettant d'éviter tout contact avec les patients.
    • Veuillez soigneusement désinfecter tout équipement ayant servi à traiter des patients positifs au COVID-19 avant que les services sur site ne soient effectués.

Nous vous remercions pour votre patience et votre coopération durant cette période et sommes impatients de pouvoir répondre à vos besoins en termes de formations en ces circonstances exceptionnelles.

Assistance clientèle pour les solutions et produits d'oncologie interventionnelle

Varian continue à offrir une assistance clientèle personnalisée pour les produits et solutions d'oncologie interventionnelle, les procédures et les patients. Dans la mesure du possible, Varian fournira une assistance en ligne et en présentiel, selon les politiques hospitalières et gouvernementales en vigueur, afin d'assurer la sécurité des patients. Toutes les demandes d'assistance devront être directement adressées à l'équipe de ventes des solutions d'oncologie interventionnelle de Varian, qui assurera la coordination avec l'équipe de soins.

Nous continuerons à suivre la situation de près et à accorder la priorité à la sécurité de nos employés, tout en servant au mieux nos clients et leurs patients atteints de cancer dans le monde.

Équipements de protection individuelle (EPI) et masques

Varian dispose d'une quantité limitée d'EPI et de masques. Ils seront utilisés en priorité par le personnel de Varian dans les cas d'urgences et seulement si la clinique ou l'hôpital n'est pas en mesure d'en fournir. En outre, tandis que nous continuons à nous approvisionner en EPI et en masques pour faire face à ces situations, nous essayons de prévoir avec parcimonie les quantités à nous procurer, pour ne pas pénaliser les professionnels de santé de première ligne et les systèmes de santé qui en ont le plus besoin. Nous souhaitons également exprimer nos remerciements à tous les professionnels de santé de première ligne dans le monde entier, pour le travail qu'ils accomplissent chaque jour pour aider les patients.

Utilisation de l'accélérateur linéaire pour la stérilisation des masques

Certains de nos clients nous ont demandé s'il était possible d'utiliser un accélérateur linéaire pour stériliser des EPI tels que les masques N95. Pour le moment, nous ne recommandons pas l'utilisation des accélérateurs linéaires pour la stérilisation du COVID-19. Nos systèmes n'ont pas été conçus ni testés pour fonctionner aux niveaux de puissance et aux durées requises pour de telles applications. Nous exprimons une réserve sérieuse quant à l'intégrité des EPI à la suite d'une radiothérapie et il nous faudrait obtenir des données significatives de la part des autorités réglementaires avant d'être capables d'utiliser cette technologie à des fins de stérilisation.

Certaines études en cours pour évaluer des outils tels que les ultraviolets (UV) sont prometteuses. D'autres études évaluent également l'application de chaleur ou de vapeur pour la stérilisation. Nous avons également été informés que du peroxyde d'hydrogène est utilisé dans certains établissements. En outre, des accélérateurs industriels et autres produits disponibles dans le commerce peuvent s'avérer plus faciles d'utilisation. Voici quelques ressources qui pourraient être utiles :

Instructions de nettoyage

Bulletin technique à l'attention des clients : COVID-19 : Cleaning and Disinfecting of Varian Products (PDF)

Ressources de produits et de services en période de COVID-19

Programme de prêt d'urgence pour les soins de santé

Le Programme Healthcare Emergency Loan Program (HELP) de Varian prévoit une procédure permettant aux établissements de santé de demander l'obtention d'un prêt ou de licences temporaires sur les produits ou services Varian, de manière à faciliter la continuité des soins pendant la crise sanitaire.

La crise sanitaire se définit comme une situation dans laquelle, en raison des défis auxquels les systèmes de santé font face suite à des catastrophes naturelles ou à d'autres circonstances incontrôlables, les capacités d'accueil des établissements de santé sont inadéquates pour assurer un accès rapide et raisonnable aux services de santé à tous les patients nécessitant d'être diagnostiqués ou traités pendant cette période.

L'établissement de santé peut soumettre une demande d'aide à Varian en écrivant à l'adresse EmergencyLoanRequest@varian.com. Un représentant de Varian prendra contact avec l'expéditeur pour exposer plus en détails le programme et discuter des besoins de l'établissement de santé concerné.

Outils et services Varian pour la gestion des défis posés par le COVID-19

Voici quelques outils et services pour vous aider à gérer les workflows à distance grâce à la technologie Varian et élargir vos ressources pendant la pandémie du COVID-19.

Gestion à distance des suivis cliniques

L'équipe Solutions cliniques de Varian a développé toute une série de vidéos et de documents décrivant des solutions pour le workflow afin de résoudre les problèmes auxquels les services font face en ces temps difficiles. Nous avons publié des documents relatifs à la première série de vidéos, traitant de la configuration et de la mise en œuvre rapides d'un workflow simple pour gérer à distance vos suivis cliniques.

Cette solution est conçue autour d'un scénario dans lequel votre patient et, le cas échéant, votre équipe clinique, assistent à distance à un suivi du patient. Elle permet d'obtenir l'accès à des informations clés et à de la documentation sur l'état du patient et de déclencher les prochaines étapes du suivi.

Les ressources suivantes sont disponibles :

En outre, si vous avez besoin d'aide pour la mise en place de ce workflow dans votre service, notre équipe d'experts de la mise en œuvre et de l'application clinique se tient à votre disposition. Pour obtenir de l'aide, veuillez nous écrire à support@varian.com avec pour objet : Covid-19 Workflow Tips. En complément d'une assistance par e-mail pour cette solution, vous pourrez bénéficier d'un appel à distance de 30 minutes où l'un de nos experts de la mise en œuvre et de l'application clinique vous aidera à l'adapter à vos besoins.

Actualités récentes et rapports du président

Message vidéo du président

Voici un court message de Dow Wilson sur la façon dont Varian travaille actuellement au maintien de la sécurité de ses employés, tout en continuant à soutenir ses clients dans leur lutte contre le cancer.